Est-il sécuritaire de conserver ses documents dans le nuage?

Puisque Internet occupe une place de plus en plus grande dans nos vies, ce pourrait n’être qu’une une question de temps avant que l’intégralité de nos données importantes soient stockées dans l’immense « nuage » informatique. La plupart d’entre nous ont déjà informatisé une grande partie de leurs données. On n’a qu’à penser aux services bancaires, au paiement de factures, aux déclarations d’impôts, aux courriels, au stockage de documents et au traitement des renseignements de sécurité sociale qui se font en ligne. Bientôt, nous effectuerons des paiements au moyen de nos téléphones intelligents. Les entreprises et les particuliers délaissent les classeurs métalliques et adoptent les serveurs informatiques, qui sont plus pratiques et permettent une meilleure gestion des données. Est-ce sécuritaire? En principe, le nuage pourrait être beaucoup plus sûr que le stockage de documents physiques. Cela dit, certains éléments du stockage de données en ligne doivent être pris en considération.

Quand on discute des problèmes qui peuvent survenir lorsqu’on entrepose ses dossiers sur un ordinateur, on insiste fréquemment sur l’importance de bien sauvegarder ses données. On aborde moins souvent la notion de tenue de documents dans le « nuage », qui consiste à enregistrer ses données dans Internet, principalement parce que cette pratique est relativement récente. Elle commence toutefois à recevoir beaucoup d’attention et le débat entourant la viabilité de la tenue de documents dans le nuage est loin d’être clos.

Évaluez les risques

Un nombre croissant de personnes et d’entreprises essaient de s’acheminer vers une vie sans papier, du moins dans la mesure où les documents non essentiels ou non juridiques n’occupent plus des mètres d’espace de rangement, et ce, tout en permettant de retrouver facilement les données et les renseignements en cas de besoin. Pour la plupart des gens, les disques durs et les serveurs ont remplacé les tiroirs classeurs et, à une époque où de plus en plus de transactions et d’échanges se font sur Internet, le nuage est en train d’en devenir le prolongement. 

Dans une certaine mesure, vous stockez déjà des données confidentielles dans le nuage. Votre correspondance par courriel est enregistrée dans le nuage. Lorsque vous faites affaire en ligne avec votre banque ou des commerces, les renseignements sur votre compte et vos factures sont également stockés dans le nuage. C’est aussi le cas des données que vous partagez avec vos partenaires commerciaux grâce à des outils collaboratifs sur Internet, de même que de toute l’information qui passe par votre site Web.

Les technologies de l’information évoluent rapidement. Le cryptage des données dans le nuage rend leur vol presque impossible. Cela dit, le fait est que vous ne maîtrisez plus vos données une fois qu’elles sont en ligne. Vous pouvez signer une entente de confidentialité avec un fournisseur, mais, en général, celui-ci ne sera pas responsable de vos données si elles sont perdues ou si son serveur tombe en panne. Les technologies de l’information ont fait des progrès importants, mais elles éprouvent encore quelques problèmes de fiabilité.

La plupart des experts en technologies de l’information s’entendent pour dire que le risque que vos documents enregistrés dans le nuage soient perdus ou deviennent inaccessibles sans que vous n’ayez commis d’erreur est grand. Les pannes de serveur, les attaques de pirates informatiques et tous les incidents qui peuvent compromettre votre propre réseau Internet peuvent aussi toucher le nuage à tout moment, ce qui pourrait rendre vos données inaccessibles. 

Faites preuve de prudence

Si vous envisagez d’utiliser un service Internet pour tenir vos comptes, pour stocker des données ou pour effectuer des transactions, conservez tous vos documents confidentiels dans un emplacement sécurisé. Les documents juridiques tels que les testaments, les jugements de divorce, les contrats de fiducie ou les autres contrats ne devraient pas être enregistrés dans le nuage. Il faudrait avoir une version imprimée de tous les documents qui doivent être conservés pendant une certaine période et les garder soit sur place, soit dans un autre endroit sûr. 

En ce qui concerne les données en ligne, vous devriez pouvoir avoir l’esprit tranquille. Il est tout de même fortement recommandé de garder des enregistrements physiques de vos documents juridiques et financiers les plus importants. Idéalement, vos données financières importantes devraient être sauvegardées sur deux ou trois dispositifs de stockage différents, comme un CD, une clé USB ou un disque dur, et moins l’un d’eux devrait être gardé à un endroit sûr distinct. La tenue de documents en ligne est bien établie, mais, en définitive, il reste que c’est vous qui êtes responsable de sa sécurité.